Colección BR RJUFF FICO - Coleções fotográficas das faculdades isoladas

Não existe uma data precisa de quando estas fotos foram recolhidas junto ao Arquivo Central da UFF por volta da década de 90 do século XX, com criação da Seção de Arquivo Especial que tinha como objetivo orientar a política interna referente à guarda, conservação e recuperação de documentos em suportes não-textuais.
Por meio de conversas com servidores mais antigos, descobrimos que era prática separar a documentação por suporte, levando assim a separação dos documentos textuais e dos documentos não-textuais, sem remissiva da relação orgânica entre eles. Deste modo, muito da capacidade de recuperar informações descritivas (metadados) para uma descrição do acervo não textual foi prejudicada.
Neste sentido, o corpo técnico da Coordenação de Arquivos (antigo Arquivo Central), optou por organizar as fotografias por uma coleção temática sobre as faculdades isoladas que mantiveram registros fotográficos, a saber Faculdade Fluminense de Medicina, Faculdade Fluminense de Filosofia e Faculdade de Direito Teixeira de Freitas.
A cada uma dessas instituições foi atribuída um dossiê contendo as respectivas fotografias de cada instituição (itens documentais).
Cabe ressaltar que a descrição foi feita com base na Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) e que a mesma é bem flexível quanto ao uso dos níveis de descrição, explicitando que não há necessidade de implementar todos os níveis de descrição (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p. 11). A única ressalva é que o o nível de descrição 5 (item documental) tem como pré-requisito a existência do nível 4 (dossiê/processo) (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p.11).
Considerando que uma coleção é um "conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente" (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p. 14) e as próprias flexibilidades da norma descritas acima, optou-se por trabalhar com os níveis de descrição 1 (fundo/coleção), 4 (dossiê/processo) e 5 (item documental). Dentro das "Coleções fotográficas das faculdades isoladas" (nível 1), cada instituição é um dossiê (nível 4). Isto possibilita a descrição do nível 5 (item documental), com as fotos compondo os dossiês da coleção.